해외전시회 참가매뉴얼

 

 

 

 

해외전시회 참가매뉴얼

 

 

1. 해외전시회 참가목표 설정

 

  전시회 참가를 결정하기 위해선 분명한 목표설정이 필요하며 구체적이고 목표가 없다면 전시회 참여성과 역시 존재하지 않는다. 

  자사의 마케팅 전략과 전시회 참가 목적, 참관객의 성향, 해당산업의 동향 등을 고려해 전시회 참가 목표를 설정한다. 

 

가. 전시회 참가 목적 

 

  < 시장조사 및 TREND 파악 >

    - 정보교환 

    - 제품/ 해당산업분야 발전동향 파악 

    - 신제품에 대한 반응 파악

 

 < 고객 관계 구축 >

   - 기존고객과의 관계 구축 강화 

   - 새로운 고객 개발, 리스트 확보 

   - 고객 의견 접수 

 

 < 세일즈 >

   - 상담 및 계약 창출 

   - 수출 기회 포착/ 가능성 평가 

   - 이윤증대 

   - 구매가능 바이어리스트 확보 

 

 < 브랜드 구축 >

   - 기업이미지 제고 

   - 브랜드 포지셔닝 및 리포지셔닝 

   - 시연을 통한 교육 

   - 신시장 개척 

   - 인지도 창출 및 고양 

 

 < 유통채널 지원 >

   - 협력관계 구축 

   - 개인적 접촉의 심화 및 발전 

   - 기존 거래선 지원 

 

 < 언론 관계 강화 >

   - 언론에 노출 및 기사 게재 

   - 언론 관계자와의 관계 구축 

  

나. 목표설정 시 고려할 사항 

 

  - 목표시장 및 제품의 명확성 파악 

  - 목표의 수치화 및 구체화 

  - 투자 가능 금액 

  - 실현 가능성 

  - 피드백 자료(과거 전시회 참가 자료) 

 

2. 참가전시회 선정

 

  유명 전시회를 선택하는 것이 좋은 결과를 준다는 생각을 먼저 버려야 한다. 자사의 참가 목표를 달성할 수 있는 전시회를 선정한다는 것은 많은 노력이 필요하다.  

  

가. 전시회 리스트 확보 

 

   각국의 전시회 디렉토리, 무역잡지, 인터넷, 관련단체, 무역협회와 같은 유관기관 등 여러 방법을 통해 전시회 리스트를 수집 

  

나. 전시회 정보수집 

 

   구체적이고 정확한 정보 입수하는 것이 매우 중요하다. 

   - 정보수집 대상 : 전시회 판촉물, 전시주최자, 참가업체,

     참관객, 경쟁업체 등 

    

   - 수집정보내용 

     전 시 회 : 개최지 특성/ 개최규모/ 전시회 특징/ 개최시기/ 참가비용, 

                부스예약시점, 부대행사 주최자의 서비스 등  

     참 관 객 : 참관객 수/ 참관객 성향/ 참관목적 등 

     참가업체 : 참가업체 수/ 참가업체 성격/ 장치 수준 등 

     기타사항 : 유관기관, 지자체에서 국고지원 여부/ 한국관 구성 여부 등 

    

  * 참고 : 참관객의 전시회 참관 목적

 

   - 정보 입수 (트랜드, 가격, 신제품, 아이디어 등) 

   - 부대행사 참가 (세미나, 기술 설명회 등) 

   - 새로운 거래처 발굴 및 기존 거래선 강화 

   - 상담 및 계약 

   - 타 업체와의 접촉 모색 

   - 전시회 참가시 손익의 비교 평가 

 

다. 비판적이고 종합적인 분석 

 

   기존 참가 전시회 및 신규 발굴 전시회 모두 분석해야 한다. 

급변하는 시장환경의 영향으로 전시회 역시 빠르게 변화하고 있음을 기억해야 한다. 

 

3. 전시회참가준비

 

  성공적인 전시회 참가를 위해 세부 활동계획을 수립한다. 

  

가. 예산 및 참가 규모 확정 

 

   최소한 다음사항을 고려 예산 및 참가 규모를 책정해야 한다.

 

   - 부스 임차 및 서비스 신청 : 부스 설치 및 철거/ 전기/전화/ 카페트/컴퓨터 등 

   - 전시품 및 장치 : 디자인 설계/ 그래픽 제작/ 장치물 보완 및 임차 등

   - 운송 및 보관 : 운임/전시품 보관료/ 통관 수수료 등

   - 광고 및 판촉물 : 사전 광고/ 전시회 중 광고 및 판촉/ 폐막 후 광고 및 판촉 등

   - 인력고용 : 통역/ 상담 요원/ 보조 요원 등

   - 출장 경비 및 잡비 : 항공/ 숙박/ 일비/ 접대비 등

   - 기타 

   - 예비비  

  

나. 참가신청 

 

  < 국내에서 신청할 수 있는 방법 >

 

   - 해당전시 주최측 

   - KOTRA, 무역협회 및 관련단체에서 한국관 구성 참가 

   - 전시대행 전문 에이전트 

 

  

다. 부스 및 장치 계획 수립 

 

   - 부스 Concept 결정 

   - 부스 디자인 및 설계 

   - 장치물 보완/ 임차/ 제작 

   - 그래픽 제작 

   - 부스 설치 및 철거 일정 수립  

 

라. 광고 및 홍보 계획 수립 

 

   광고 및 홍보계획의 수립에 있어 가장 중요한 것은 내방객 유치를 위한 창조적인 발상이 필요하다. 또한 홍보는 전시주최자만이 하는 것으로 오해해선 안된다. 전시회 및 자사의 부스로 방문토록 만드는 것은 주최자 및 참가 업체 모두가 노력해야 하는 것이다. 

 

   - 전시회 개최 전 홍보 

     Ex) 개별 초정장 발송 / 전화 접촉/ 보도자료/ 무역전문지광고 등 

   - 전시 기간 중 홍보 

     Ex) 디렉토리/ 제품시연/ 판촉물/ 자료배포 등 

   - 전시회 페막 이후의 홍보 

     Ex)요청 자료 발송/ 전화접촉 등  

  

마. 전시품 운송 및 보관 

 

   - 운송방법 : 육상, 해상, 항공 각각 단일 방법과 2가지 이상의 복합 운송 

   - 운송방법 및 운송업체 선정 

   - 운송물품 체크(전시품 및 부대용품)

 

 * 주의사항 

   - 전시회 개최 전 장치 일에 맞춰 전시장에 도착할 수 있도록 할 것 

   - 핸드 캐리 일 경우 현지 통관 불가 및 지연이 있을 수 있음 유의 

   - 재 포장이 가능하도록 준비 

   - 전시품 발송 및 본국으로 반송하는 것까지 업체와 계약 할 것  

 

바. 서비스 신청 

 

   일반적으로 참가 신청 시 서비스 신청은 함께 이루어지나 추가 사항의 경우 주최측이 제시한 마감일 까지 신청을 해야 한다. 현장에서 신청할 경우 많은 비용을 지불해야 함을 기억해야 한다. 

 

 < 서비스 신청 종류 >

 

   - 각종 사무기기 (PC/ 인터넷/ 전화/ 팩스 등) 

   - 전기/ 수도/ 가스/ 압축공기 등 

   - 청소/ 경비/ 보험 등  

  

사. 항공 및 숙박 예약 

 

  - 항공 및 숙박예약은 사전에 준비 

  - 전시장과 거리 및 교통편을 고려 숙박 예약 준비  

 

아. 전시장 상담요원 계획 

  

   자사 파견 인력 및 외부 전문인력 고용을 미리 계획해야 한다. 

   - 사전교육을 위한 전시회 참가 매뉴얼 작성 

   - 통역 및 임시 도우미 정보 수집 및 계약 

   - 업무 분담 계획 

   - 사전 교육(전시품 및 상담요령 등)  

 

4. 전시회 참가

 

가. 전시회 개막 전 체크사항 

 

  < 출장 전 >

   - 참가업체에 적합한 전시참가 매뉴얼 제작 및 당초 계획대로 진행여부 확인 

   - 전시품 도착 확인 

   - 현지에서 추가적으로 필요한 물품이 있는지 인보이스 및 패킹 리스트와 대조 확인 

   - 현금, 여행자 수표, 신용카드 및 준비품 확인

 

 < 현지 도착 >

   - 최소한 전시회 개막 3일 전 또는 장치 첫날 현지에 도착 

   - 발송 전시품이 부스 내에 있는지 확인 

   - 전시장의 기본사항 확인 

   - 서비스 신청이 제대로 준비되어 있는지 확인 

   - 부스 장치를 하는 동안 전시품 및 장치물 정리 

   - 부스 완성 후 전시품 진열 

   - 장치 미비사항 및 주요 바이어와 상담일정 확인  

 

나. 전시회기간 중 

 

  < 전시회 Open 전 체크사항 >

   - 개막일 최소 1시간 전에 전시장 도착 

   - 전시품 및 부스 점검 

   - 상담 요원 및 도우미에게 주의사항 전달 

   - 판촉물 및 전시품 시연 점검 

 

5. Feed Back

 

 < 전시회 참가 평가 >

 

 참가 전시회 평가 및 자사의 참가 활동을 평가 

 

 < 평가리스트 >

 

   - 목표달성 여부 및 목표의 적절성 

   - 기획과 예산의 적정성 

   - 예산집행에서의 문제점과 문제점 발생의 원인 파악 

   - 참가 전시회 선정의 적절성 

   - 전시품의 적절성 

   - 홍보 활동의 성공여부 

 

 < 참관객 Follow-up >

 

   - 참관객의 등급 분류 : 확보된 참관객 리스트를 통해 자사에 관심도, 거래성사 가능성이 높은 순으로 등급 분류 

   - 등급에 따른 적정한 조치 및 관리 

   - 지속적인 리스트 관리 

 

참고1> 성공적인 전시회 참가를 위한 조언

  

 < 부스 운영 시 >

   - 상담요원은 전문가여야 한다. 

   - 전시회는 휴가가 아니다 

   - 잠에서 깨어난 순간부터 일의 시작이다. 

   - 카탈로그 및 판촉물을 무차별 적으로 배포하지 않는다 

   - 시간은 정확히 지킨다. 

   - 경쟁사를 알아 본다 

   - 추가 상담을 위한 별도의 장소를 확보한다. 

   - 바이어 접대를 위해 전시장 인근의 식당을 미리 예약해 둔다. 

 

 < 상담요원의 부스매너에 대한 조언> 

   - 앉지 않는다, 

   - 책을 읽지 않는다 

   - 음료 및 음식물을 먹지 않는다. 

   - 껌을 씹지 않는다 

   - 내방객을 무시하지 않는다. 

   - 전화통화는 최대한 자제한다 

   - 부스를 청결히 한다. 

   - 복장은 정장을 한다 

   - 열정적인 사람이 된다 

   - 항상 내방객을 맞을 준비를 한다 

   - 모여있지 않는다  

 

참고2> 전시회 참가 Time Schedule

 

 o 전시회 참가 1년~11개월 전  

 

  - 대상 전시회 분석 

  - 시장동향 파악 

  - 참가 전시회 선정 후 참가 규모 및 참가 신청 

  - 전시회 참가 팀 구성 

  - 예산 책정 등 참가 계획 수립  

 

 o 전시회 참가 10개월~8개월 전 

 

  - 장치계획 시작 

  - 부스 디자인 결정 

  - 각종 연출 계획이 주최자의 규정에 적합한지 확인 

  - 장치 업체에 계획실행 가능여부 확인 

  - 예산이 현실적인지 확인 

 

 o 전시회 참가 7개월 전 

 

  - 자사의 전시회 참가팀과 전시품에 대해 협의 

  - 홍보자료 등을 참가 박람회에 맞게 구성 기존자료를 Up- dating  

 

 o 전시회 참가 6개월 전 

 

  - 장치전문가와 미 확정된 그래픽 등을 최종 확정 

  - 각종 판촉물이 이번 전시회에 적합한지 또는 양은 충분한지 확인 

  - 전시회에 필요한 소모품 준비 

  - 전시기간 중 상담요원 및 주요 바이어 접대를 위한 장소 예약 

  - 호텔 및 항공권 예약  

 

 o 전시참가 5개월 전  

 

  - 주최자의 매뉴얼을 받았으면 전시품 소개 및 상담요원 등록양식을 작성 송부 

  - 부스에 필요한 각종 서비스를 주최자에게 신청 

  - 참가팀과 업무추진 점검 및 조정 회의 

 

 o 전시참가 4개월 전 

 

  - 보도자료 및 신제품 소개자료 작성, 판촉물 제작 

  - 전시품 운송회사 선정 장치 첫날 전시품이 전시장에 도착하도록 발송일정 계획 

  - 부스 상담요원 교육 실시 

 

 o 전시참가 3개월 전 

 

  - 참관객 유치를 위한 사전 마케팅 활동 시작 

  - 현 고객 및 잠재고객에게 개별 초청장 발송 

  - 전시회 참가팀과 업무추진 점검 및 조정회의 

  - 장치물 최종 확인  

 

 o 전시회 참가 2개월 전 

 

  - 호텔 및 항공권 예약 확인 

  - 상담요원과 업무분장, 현지 출장 일정을 최종 확인 

  - 자사의 전시회 참가 매뉴얼을 참가 전시회에 맞게 편집 정리 

  - 전시회 참가팀과 업무추진 점검 및 조정회의  

 

 o 전시회 참가 1개월 전  

 

  - 서비스 신청 접수여부를 전시주최자에게 확인 

  - 각종 상담 준비물 점검 

  - 현지에서 사용할 신용카드, 여행자 수표, 현금 등 준비 

 

 o 전시회 개막 전 현장 

 

  - 장치 가능 첫날에 장치 시작 마지막까지 문제점 발생에 대비 

  - 신청한 각종 서비스가 요청대로 준비되었는지 확인 

  - 전시 기간 중의 상담 및 시연을 위해 사전 연습  

 

 o 전시회 기간 중 

 

  - 상담진행의 중간 평가와 수정사항 점검을 위한 일일 회의 

  - 부스 정리정돈 

  - 페막 후 부스철거 준비 

  - 차기 전시회에 참가할 경우 부스를 미리 예약 

 

 o 전시회 페막 후 

 

  - 부스 철거 및 전시품 포장 감독 

  - 상담 건을 정리하고 즉각적인 사후 처리 

  - 금번 전시회 참가를 통해 얻은 성과를 분석 

  - 성과분석 후 차기 전시회 참가계획에 반영